Psihologija i psihijatrija

Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom - to su načini organiziranja privremenog prostora, s ciljem njegove najekonomičnije i istodobno učinkovite uporabe. Upravljanje vremenom ima za cilj obuku svjesne pozornosti i kontrole nad vremenom provedenim za izvršenje određenih zadataka. U početku se upravljanje vremenom koristilo isključivo u poslovnoj sferi, ali postupno su njegove metode postale relevantne za organizaciju i osobni prostor. Metode upravljanja vremenom sastoje se od raznih tehnika, uključujući početno postavljanje ciljeva, planiranje potrebnih radnji, dodjeljivanje i delegiranje zadataka i sastavljanje popisa prioriteta.

Upravljanje vremenom - što je to?

Razvojem informacija i ubrzanjem tempa života društva, kao i sve većim zahtjevima u obilježjima rada, od ljudi se zahtijeva da obavljaju sve veće zadatke. Drugovi ovog procesa često su rokovi i vremenski problemi. Oni koji se odupiru takvom opterećenju naprezanjem svih sila i istraživanjem posljednjih rezervi psihe su u kroničnom stresu, nervoznoj iscrpljenosti, preaktivnim mentalnim sustavima, što uključuje neurološke i psihosomatske poremećaje. Kako se nositi s raspodjelom opterećenja kako bi se optimizirao rad pomaže takvoj tehnologiji kao upravljanju vremenom.

Glavni razlog za nastanak upravljanja vremenom je povećanje razine vremenskog pritiska. To je manjak vremenskog razdoblja dodijeljenog rasporedom za obavljanje dodijeljenog posla u vezi s nepravilnom organizacijom aktivnosti od strane zaposlenika ili uprave. Razlog nedostatka vremena je nedostatak plana rada, neadekvatnost u procjenjivanju sposobnosti osobe, slaba kontrola nad osobnim potrebama, odsutnost ili nedovoljna razina motivacije.

Učinkovito upravljanje vremenom temelji se na dobrom planiranju, koje započinje dnevnom analizom mjera koje su provedene za koliko dugo, što omogućuje izradu najprikladnijeg plana. U planiranju je vrijedno podijeliti ciljeve postavljene njihovom hitnošću i uključiti samo onu količinu zadataka s kojima se osoba može stvarno nositi (ne biste trebali slikati cijeli dan, bolje je planirati 60% vremena i ostaviti 40% za neočekivane zadatke).

Za dugoročne ciljeve planiranje prema dolje važna je točka - višegodišnji zadatak je podijeljen na godišnje, godišnje, kvartalne, a zatim mjesečne i dnevne planove. Kada dođe do neočekivane promjene uvjeta javlja se potreba za preraspodjelom zadataka i postavlja se pitanje njihovog prioriteta.

Upravljanje vremenom - upravljanje vremenom

Planiranje vremena uključuje i korporativno upravljanje vremenom i osobno upravljanje vremenom. Iz prvih pravila osobnog područja - ne raditi u slobodno vrijeme, pokušati završiti sve poslove u vrijeme dodijeljeno za to, minimizirati vrijeme provedeno u životu, isplanirati svoje slobodno vrijeme tako da bude prisutno kao kulturno i emocionalno događanje (koncerti, izložbe, kazališta) i fizički (sport, aktivna rekreacija). Posebno treba posvetiti pažnju odmoru usred radnog tjedna i ispuniti barem jednu od večeri aktivnim aktivnostima, kao i slobodno vrijeme na poslovnim putovanjima, gdje je vrijedno izdvojiti nekoliko sati posvećenih razgledavanju.

Osnove upravljanja vremenom temelje se na upravljanju najvrjednijim i neobnovljivim resursima - vremenu. Ova životna strategija uključuje teoretske aspekte, određene filozofske poglede, kao i brojne principe definiranja i praktične metode za strukturiranje vašeg privremenog prostora. Naravno, bez interne svijesti i podrške ideja o razumnom korištenju vremena, slijedeći praktične preporuke donijet će manje učinkovitosti, zbog nedostatka stabilnosti u njihovoj provedbi.

Moderno ime tog smjera samorazvoja ne odražava njegov nedavni izgled. Čak iu davna vremena ljudi su bili zainteresirani za pitanje najoptimalnije organizacije vlastitog bića. Tadašnji filozofi, koji su težili većoj vlastitoj učinkovitosti, govorili su o utjecaju planiranja aktivnosti na njegovu produktivnost i usredotočeni na provedbu akcija ovisno o njihovoj važnosti.

Sada postoje dva glavna područja: korporativno upravljanje vremenom i upravljanje osobnim vremenom. Korporacija je relevantna u velikim tvrtkama, za menadžere koji planiraju raspored rada cijelog poduzeća, svaki odjel i zadatke određene osobe. U te svrhe upravitelj rangira stupanj važnosti tekućih zadataka i određuje rokove, kao i broj zadataka koje vrijedi izdati zaposleniku, izvršava kontrolu izvršenja.

Za korporativno upravljanje vremenom - karakteristika upravljanja vremenom je praćenje vremenskih troškova za daljnje planiranje rasporeda. Relevantna je i formulacija nekoliko zadataka dnevno, što sprječava stagnaciju aktivnosti, ako se jedan od zadataka ne može izvesti u određenom vremenskom razdoblju iz tehničkih razloga.

Upravljanje osobnim vremenom odnosi se na pojedinca i može utjecati na njegovo profesionalno polje i osobno vrijeme, razvoj, odnose. Upravljanje osobnim vremenom je relevantno kada se panika u mislima "Nemam vremena" vrti u tvojoj glavi. Ako vam i dalje ne treba pomoć ozbiljnih stručnjaka, ali osjećate da sile istječu, vi ste se smotali, stalno radite, a lumen nije vidljiv, onda je vrijeme da obratite pozornost na vašu interakciju s vremenom. Upravljanje vremenom pomoći će vam da utvrdite njegovu uporabu, ali prije nego provedete praktične preporuke, napravite pauzu i odredite koji je vaš unutarnji cilj, koji su vaši pravi ciljevi. Uz nedostatak motivacije i praćenje tuđih ciljeva, kompetentno planiranje će naravno poboljšati situaciju, ali vaše oči neće zasvijetliti i nećete dobiti inspirativnu motivaciju. Glavno jamstvo uspjeha i brzo prevazilaženje postavljenih ciljeva je zadovoljstvo koje je dobio od procesa njihovog ispunjenja i završetka.

Osnove upravljanja vremenom mogu smanjiti iscrpljenost mentalnih rezervi i povećati produktivnost ne zbog primjene više sila, već uz pomoć njihove pravilne raspodjele.

Upravljanje vremenom nije usmjereno na rad više, jače ili stalno. Ova metoda je o tome kako učinkovito raditi, tako da snaga i nadahnuće ostanu, kako bi se živjelo i razvijalo osobne sfere koje su temeljne za osobni smisao pojedinca. Početno planiranje dopušta, uz potrošnju i do deset minuta na njemu, uštedu cijelih sati, što se može s užitkom potrošiti u budućnosti.

Učinkovito upravljanje vremenom nije nešto transcendentalno, zahtijeva specifične vještine i obuku, započinje s uključivanjem planiranih zadataka na popis - upisuje se u bilježnicu, unosi se u telefon, koriste posebne aplikacije, ali nužne ciljeve treba popraviti. Ovaj popis treba pregledati i provjeriti relevantnost, urediti tijekom dana u skladu s novim ciljevima i promjenama prioriteta. Svaki zadatak mora imati fiksne rokove, vrijeme početka. Psihološka metoda poticanja daljnjih aktivnosti bit će obilježavanje ili brisanje dovršenih predmeta.

Upravljanje vremenom pomaže upravljati vremenom, čineći život više zasićenim, produktivnim i ugodnim.

Pravila upravljanja vremenom

Vrijeme se ne može vratiti, rastegnuti ili zaustaviti, no može se kontrolirati promjenom zasićenosti korisnosti događaja koji se događaju u jednom vremenskom razdoblju.

Osim korištenja tehnika upravljanja vremenom, o kojima će biti više riječi u nastavku, trebate slijediti organizaciju vlastitog života. Na primjer, održavanje redoslijeda i strukture u radnom prostoru uštedjet će vrijeme u traženju potrebnog dokumenta, mape ili nečeg drugog. Organizacija radnog prostora je mjesto gdje biste trebali početi optimizirati vlastite aktivnosti. Učinite sve što je u vašoj moći kako bi okolina oko vas doprinijela vašoj produktivnosti, inspirirala i učinila da želite biti aktivni. Nabavite pomoćne uređaje (glupo je koristiti pisaći stroj kada postoji prijenosno računalo), održavajte red svakodnevno (to je lakše nego kopanje ostataka svakih šest mjeseci).

Djelujemo učinkovitije kada smo u dobrom stanju. Stoga je potrebno voditi brigu o održavanju zdravlja i učinkovitosti tijela osiguravanjem resursa energetske nadoknade i odmora. Važno je biti u stanju zaustaviti se na vrijeme, prepoznati da ne možete promijeniti sve slučajeve, čak i ako prestanete jesti i spavati. Rad na iscrpljenosti neće donijeti pravilne rezultate, a zatim će tijelo i dalje uzimati utrošene resurse, kroz bolest ili depresiju. Na prvom mjestu uvijek trebate stajati, dragi ljudi i odnosi, a zatim raditi trenutke. Tako postavite sebi raspored i opustite se, pijte vitamine i spavajte na udobnom jastuku.

Kada planirate svoje buduće aktivnosti, razmislite o vašim individualnim karakteristikama i bioritmima i ne slijedite primjere nečijeg dana. Pa, ovdje nije potrebno imenovati "sove" za jutarnje poslove koje zahtijevaju maksimalnu koncentraciju ili brzinu, baš kao što je bolje da larksi isprazne svoju večer s odgovornih sastanaka. Uzmite u obzir osobitosti vašeg života, a posebno one svoje trenutke u kojima ste zauzeti čekanjem (skretanje, cesta, kašnjenje s drugom osobom). U to vrijeme, što mnogi ljudi gube, možete napraviti neke stvari, kao što je čitanje knjige ili članka, planiranje za sutra, napraviti nekoliko poziva, odgovoriti na poruke, dodati šal i tako dalje.

Pristupite svemu kreativno - postavite sebi cilj pronaći maksimalne mogućnosti za obavljanje novih zadataka. Isprva će biti teško, ali kada to postane način života, primijetit ćete da izvođenje automatskih akcija također može uključivati ​​i druge aktivnosti (slušanje audio knjige dok čistite ili pravite nekoliko poziva dok upisujete dokument).

Napravite planove - za dan, za godinu, za život i nastojite ispuniti bodove. Odaberite najvažniji zadatak za danas i odmah započnite njegovu provedbu. Planirani slučaj treba provesti bez odgađanja, jer što više krenete od početka, to će biti teže započeti kasnije i situacija će se sve više pogoršati.

Najčešće, kada planiramo, imamo dobru predodžbu o tome kako će izgledati početak aktivnosti, ali planiranje završetka nije ništa manje važno. To uključuje parametre kao što je vrijeme potrebno za obavljanje aktivnosti, kako bi trebao izgledati konačni rezultat, u kojim slučajevima prestajete raditi bez obzira na rezultat, te u kojem mijenjate smjer aktivnosti ili podešavate detalje.

Određivanje važnosti, dugotrajnost i sposobnost dodavanja potrebnih i iznenadnih zadataka, poput Tetrisovih figura, nezamjenjive su kvalitete upravljanja vremenom, čija provedba zahtijeva plastičnost i spremnost za promjene uz održavanje općeg smjera kretanja.

Upravljanje vremenom - kako sve učiniti?

Želja za vremenom prepuna je neurozama, depresijama i živčanim slomovima, jer nitko ne može učiniti upravo to. To je kao želja svih - sasvim razumljivo, ali ne i izvedivo. Potrebno je objektivno sagledati situaciju, procjenjujući vaše sposobnosti, potrebe, sposobnosti i dodijeljene zadatke. I izaberite ono što je najvažnije da biste imali barem to, a ne da se raspršite po svim vrstama aktivnosti, i tako izgubite postizanje vrlo specifičnih stvari. Možemo što možemo. Sada morate znati što je to.

Kako sve učiniti? Upravljanje vremenom može pomoći u tome. Za početak, vrijedi oduzeti većinu neodgovarajuće odgovornosti i odbaciti neka pitanja. Važno je ne odlagati na neodređeno vrijeme, naime, odustati (u prvoj opciji neispunjeni zadatak moralno će vas stalno gurati, u drugom ćete dobiti slobodu i vrijeme). Možete izbrisati zadatke iz vašeg prijenosnog računala koje će se nekako riješiti bez vaše intervencije (isključivanje struje u tom području, pomaganje svim staricama na ulicama, traženje posla za svoje prijatelje - sve što je izvan vaše odgovornosti).

U preostalim slučajevima, vidi mogućnost delegiranja. Uostalom, nisu potrebne sve radnje. Autorski projekt, put do liječnika, prezentacija je vaša, ali možete zamoliti prijatelja koji ide u pogrešnom smjeru da plati račun za stan. Također prepustite sebi pitanja koja možete delegirati, ali ako ih sami napravite, razvit ćete vlastite važne vještine. Ovaj obrazac će provesti vaše vrijeme sada, ali će ga spasiti u budućnosti, a možda ne samo vrijeme, ali i materijalne resurse (nakon svega, ako naučite sami mijenjati kotač, tada ćete uštedjeti na uslugama vučnog kamiona i autoservisa, te također provesti vrijeme proveli na čekanju).

Odbacujući nepotrebno, ostaje vrlo specifičan popis slučajeva koji mogu izravno utjecati na vaš život i koji su u vašem području odgovornosti. Obavite sve upute glave, imajte vremena za napraviti svoje vlastite ideje dok se još opustite. Sve to možete učiniti ako slijedite pravila upravljanja vremenom, koja počinju s izradom vlastitog rasporeda. To se odnosi i na standardne osmosatne uredske radnike i slobodnjake koji potpuno upravljaju svojim vremenom. Prvi bi trebao planirati svoj rad kako bi imao vremena za to raditi tijekom radnog vremena i ne povući se kući, drugi, tako da se posao općenito odvija i provodi redovito.

Slijedeći osnovna pravila upravljanja vremenom, potrebno je odrediti prioritete i započeti s najvažnijom stvari. Prenesite sekundarne zadatke za preostalo vrijeme ili ih možete izvršiti između važnih (na primjer, dok putujete s jednog sastanka na drugi, možete jednostavno plaćati račune, nazivati ​​prijatelja ili pregledavati feedove vijesti). U odabranim slučajevima pokušajte se dosljedno izvoditi i ne ometati se sekundarnim zadacima i povezanim smetnjama. Najučinkovitiji način je uzimanje samo jednog slučaja i njegovo dovršavanje, a zatim samo nastavak na drugi. U suprotnom, rizikujete da ne ispoštujete rokove s više projekata odjednom, povećavajući razinu emocionalnog stresa, kao i smanjite učinkovitost zbog stalnog prebacivanja između različitih zadataka.

Upravljanje vremenom uključuje mogućnost minimiziranja ometanja - možete komunicirati sa zaposlenicima u vrijeme ručka, s obitelji nakon posla. Zatvorite društvene mreže i odvratite pažnju od gledanja smiješnih videozapisa - ove nevidljive manje smetnje oduzimaju većinu vremena. Organizirajte prostor na način koji doprinosi radu: vodite računa o dobrom osvjetljenju, udobnom namještaju, dostupnosti samo potrebne dodatne opreme; ako radite kod kuće, uklonite čaše-jastuke-igračke i druge zavodljive stvari iz vida, stvorite radnu okolinu. Filtrirajte informacije koje vam dolaze. Mozak ne razlikuje koliko je važna i korisna informacija koja dolazi izvana, ona analizira, obrađuje, pamti, troši svoje rezerve. Nemojte učitavati glavu beskorisnim informacijama, konfigurirati filtre u društvenim mrežama, pretplatama i drugim izvorima vijesti. Trošeći na to sat ili dva, uštedjet ćete vrijeme na pregledavanju čitavog niza informacija, ali i uštedjeti svježinu percepcije.

Osnovno pravilo upravljanja vremenom je ispravno organizirati odmor. Zapamtite da tijekom radnog dana trebaju biti kratki odmori od 15-30 minuta za promjenu aktivnosti i održavanje radne sposobnosti, kao i jedan veliki odmor za ručak. Vodite brigu o večernjim i vikend slobodnim danima, planirajte svoj odmor - sve vrste rekreacije trebaju vam donijeti nove emocije i temeljiti se na načelu promjene aktivnosti i uvjeta. Osoba koja je opterećena istom vrstom aktivnosti brzo se umara, mentalni procesi su potlačeni, a interes se gubi, pa ako nema mjesta za različitost u vašoj radnoj aktivnosti, onda je vaš zadatak raznolikost odmora i pauza koliko je god moguće.

Kako sve učiniti? Upravljanje vremenom kaže da ima više vremena, a tehnika "posljednjeg dana" pomaže odbaciti nevažne stvari. Zamislite što vam je preostalo da živite jednog dana, na što biste ga potrošili? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Neprestano se bavimo prilagodbom popisa: brisanje izrađenih bodova značajno motivira, a preraspodjela ili dodavanje novih odražava trenutnu situaciju.

Potražite motivaciju i radite stvari zanimljive za vas. Aktivnost koja ne nosi osobni interes činit će se teško, a provedba će zahtijevati mnogo truda. Stoga je važno pronaći za sebe vanjsku ili unutarnju motivaciju, svoje osobno značenje izvedenih radnji. Osoba koja ima vlastitu misiju i osoba koja upravo radi ono što su rekli na istom položaju pod istim uvjetima osjećat će se drugačije i imati različitu učinkovitost.

Načela upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom ima brojne tehnike i načela, čije znanje i korištenje pomažu u strukturiranju vašeg vremena. Ključni trenutak u upravljanju vremenom je određivanje prioriteta zadataka, što im dodatno pomaže da učinkovito planiraju ili delegiraju zadatke. Najviši prioritetni zadatak s najznačajnijim negativnim posljedicama uvijek se stavlja na prvo mjesto, a ostatak se provodi tek nakon njegove provedbe.

Za raspodjelu ciljeva prema njihovoj važnosti prikladna je prilično jednostavna metoda ABCGD-a, gdje je slovo A dodijeljeno najvažnijim stvarima i dalje smanjiti stupanj važnosti. Obično se slučajevi koji spadaju u kategoriju D mogu izbrisati s popisa obveza ili izvesti s slobodnim vremenom, unutarnjom snagom i željom. U slučaju istog stupnja oštećenja kada više zadataka nije ispunjeno, dodjeljuju im se kategorije A1, A2 i dalje. I izvršavaju se u skladu sa svojim brojevima, održavajući strog slijed i načelo sljedećeg zadatka nakon završetka prethodnog. Ovdje se pokreće zakon obvezne učinkovitosti, jer nema dovoljno života za apsolutno sve, ali možete učiniti najvažniju stvar, pod uvjetom da se usredotočite na odabrani slučaj. Odaberite najprofitabilnije, profitabilnije, značajnije i usmjerite svoje napore na ovu aktivnost.

Načini upravljanja vremenom su različiti i usredotočeni na isticanje glavne stvari - ovo je jedan od njih. Moguće je sistematizirati rangirane slučajeve Eizekhauerovim načelom, u kojem su svi zadaci podijeljeni u četiri skupine i imaju odgovarajuće strategije odlučivanja koje su optimalne za svaku skupinu. Prioritetni zadaci na koje se isplati usredotočiti svu vašu pažnju su hitni i važni, najčešće neuspjeh u izvođenju takvih akcija donosi najžalosnije rezultate. Važna i hitna pitanja mogu, dakako, biti odgođena na neko vrijeme, ali je razumno dodijeliti im određeno vremensko razdoblje, jer ih stalno odgađanje važnih pitanja čini hitnim i povećava se opseg prve kategorije, što stvara nepotreban teret. Hitne i nevažne stvari - one zadatke koji stalno kradu vaše vrijeme, odvlače pažnju od važnih stvari. Pokušajte što je više moguće smanjiti njihov broj ili preraspodijeliti druge. Ne-hitne i nevažne stvari mogu se povjeriti nekom drugom ili se ne mogu izvesti.

Princip "jesti žabu ujutro" rođen je iz parabole o tome da ako trebate jesti žabu na ovaj dan, bolje je jesti ujutro i ne trpjeti ostatak dana, malo je vjerojatno da će vam se dogoditi nešto gore. Žaba u ovom utjelovljenju uspoređuje se s prisutnošću neugodne afere, čije će odgađanje povećati vaš emocionalni stres, približne negativne posljedice. U takvim slučajevima potrebno je djelovati odlučno i bez odgađanja - što je prije moguće i što prije. To su situacije u kojima morate zvati klijenta koji vam se ne sviđa ili objašnjenje zajedničkih istina podređenom ili otpuštanje osobe. Započinjući svoj posao s oslobađanjem od tih "žaba" osiguravate sebi pozitivan stav i osjećaj pobjede do kraja dana.

Načelo upravljanja vremenom pristojno "ne" pomaže uštedjeti mnogo vremena. Praksa odbijanja zahtjeva koji nisu dio vaših prioriteta ili radnih odgovornosti. Budite taktični, ne odbacite osobu, već ponuđeni zadatak. Odredite se time što odbijate kako neproduktivne akcije, možete uštedjeti mnogo vremena. To mogu biti redovite pauze za kavu i kava s kolegama, diskusija o najnovijim tračevima i vijestima, telefonski razgovori koji nisu povezani s poslom, izvedba tuđeg rada. Kod kuće, oni mogu biti besmisleno gledati promotivne ponude, prebacivanje kanala, pomicanje kroz društvene trake ili ispunjavanje beskrajnih zahtjeva od susjeda. Naučite odbiti, poštujući osobu i svoje vrijeme.

Pravilo "konja i kola" odnosi se na pronalaženje harmonije između potrebe za obavljanjem i mogućnosti odmora, što se može prilagoditi stalnim praćenjem popisa potrebnih zadataka. Možda neke od vaših uobičajenih, pa čak i automatskih akcija više nisu relevantne ili formalne, a neke aktivnosti tijekom vremena dobile su prikladniji oblik provedbe (osobni sastanak na drugom kraju grada može se zamijeniti Skype-om, slanjem pojedinačnih pisama s newsletter-om). Stalno promatranje takve promjene, ne samo da možete učitati "košaricu" s novim odgovornostima, ali i riješiti se starih i nepotrebnih, kako se ne bi preopteretili u stanje u kojem je nemoguće pomaknuti se.

Princip upravljanja vremenom "jesti slona" je kodni naziv za situacije kada je potrebno riješiti neki globalni problem. Najčešće, takvi ciljevi se protežu tijekom vremena i nisu odlučili u jednom mjesecu, oni zahtijevaju stalno ulaganje energije, a rezultati koji će zadovoljiti njihovu prisutnost neće se pojaviti uskoro. Za tako velike "slonove" prikladno je podijeliti ih na podzadatke ("komadiće koje se mogu jesti odjednom"). Planirajte svoj veliki posao u nekoliko faza koje imaju svoj logičan završetak, tako da će vidljivo dovršenje jednog potaknuti provedbu sljedećeg. Princip je pogodan ne samo za velike, već i za dugoročne projekte. Zadaci se trebaju razbiti od većih do manjih, sve dok princip ne postane jasan i transparentan, a zadaci sami po sebi ne prestaju uzrokovati stupor u svojoj prostranosti.

Načelo "švicarskog sira" je donekle slično "jesti slona", razlika je u tome što se "slon jede" nakon svega u određenom nizu, koji ima svoju logiku i nužnost, dok se u "jedenju sira" može kretati kaotično i započnite ili nastavite od mjesta na kojem ste sada najpogodniji ili lako dostupni.

Korištenje ovih metoda je vrlo učinkovito samo po sebi, ali može zahtijevati da se kreativno prilagodite, jer za jednu situaciju možda ćete morati koristiti nekoliko tehnika, a također treba razlikovati koje su tehnike najučinkovitije za rješavanje problema.

Pogledajte videozapis: 15 Tajni Koje Uspješni Ljudi Znaju o Upravljanju Vremenom Kevin Kruse Produktivnost (Listopad 2019).

Загрузка...